高效站会

场景再现

项目经理K是某家金融企业软件开发团队的PM,她的团队运行Scrum已经有2个迭代了,目前处于第3个迭代的中间,虽然团队按照Scrum的模式来开发,也能交付一些东西,但是K总感觉好像有什么不对,于是她找来了敏捷教练阿甲,来看看团队运行的Scrum到底有没有问题。

阿甲来到团队的第一天,正好赶上团队召开每日站会,阿甲决定先观察一下团队站会的状态。

于是K领着阿甲来到一块白板前,上面按照九宫格的形式贴了一张张颜色各异的贴纸,然后上面写着各种需求的名字和一些其他的文字,因为这些文字密密麻麻,很小很多,看起来很累,阿甲索性不看了。

大概过了5分钟,所有的人都到齐了。然后大家到白板前找到对应自己任务的贴纸,拿着笔在上面勾画。因为同时有几个人白板前,所以显得秩序很乱。

显然,这是团队成员在更新自己的任务状态及进度。

经过10分钟的混乱状态之后,K询问大家:“所有的人都更新完了?”
大家纷纷回答:“是的”

这时开发人员Y说:“不好意思,我还有一个没有更新的”,说完拿起笔又上去写了了几笔,然后满意的看着看板:“OK, 我搞定了。”
K说道:“那么好,大家可以散会了。”
开发人员和业务人员纷纷离开,K拿着本子开始记录白板上更新的数据。
这个时候阿甲问K:“你们平时的站会都是这样的么?”
K回答道:“是啊!”
阿甲:“那你们有没有觉得这样有什么问题么?”
K:“没有啊,感觉还好,团队更新状态,我这边记录数据并生成相关图表。”
阿甲心里想:“真的很佩服你能从这样的板上收集到你想要的数据。”
阿甲再次问道:“你觉得站会要解决的问题都是哪些呢?”
K:“团队更新进度,PM收集数据啊。”
阿甲:“。。。。。。”
K又想了想:“好像有些不对啊。”
阿甲:“好吧,那我们一起来看看,这个站会到底出了什么问题?

发现问题

可以看到A团队的站会存在下列问题:

No.1 站会上团队使用了看板,本意是为了让团队对于目前开发状态及进度有比较清楚的了解,但是由于看板使用的问题,反倒让阿甲对于团队开发的状态更加模糊了。
No.2 站会应该9:30召开,但是到了9:40大家才陆续到齐。
No.3 站会上,团队成员只是更新了板,全程中沟通及少,导致信息没有充分同步,问题也没有及时暴露。
No.4 团队和PM都不知道站会要解决的核心问题,对于站会的认知不正确,导致团队以为只是汇报进度,而PM也认为仅仅是收集数据而已。

阿甲对K说:“在scrum模型中,站会作为每天都发生的事件,是最容易做,也是最难做的事情。最容易做是因为它形式简单,可以非常快的在团队中开展,而且深受项目经理的热爱。最难做是因为大家往往只关注在开发进度上,而不是更有意义的事情上。” K,若有所思:“那么什么是站会更有意义的事情呢?“

阿甲:“这当然要从每日站会的目的开始讲,每日站会的目的包括:
 开发团队同步开发进展,并知道目前团队离迭代目标还有多远;
 根据开发进度决定是否对后续开发工作进行调整;
 发现团队在开发中存在的问题,并及时解决;
 开发团队对于每天完成工作进行回顾;
 让开发团队可以集中注意力在当下要做的事情上。”

K:“原来站会有这么多的目的,看来我们原来从站会得到的东西真的很少啊。” 阿甲:“对的,如果仅仅是进度的汇报,那么我们从站会中所获得的收益要远远小于站会真正能带给我们的。”

总的来说,A团队在站会运行中仅仅是把站会当成了一个进度汇报,而没有关注站会其他更重要的环节,这样实际导致了站会流于形式,沟通效果很差,并没有达到scrum站会所要达到的效果。

解决方法

明白了站会的问题和目的之后,K和阿甲决定采取措施,来有效解决团队每日站会的问题。

首先是更新看板,原来的看板设计很不好,无法形成价值流动,故事固定放到那里,大家通过每次勾画上面的任务项来展示进度,而无法通过移动的方式让大家直观了解现在的团队开发状态,所以大家经过讨论,重新设计了如下图所示的新看板。

同时和团队一起制订简单的站会约定:
1. 按时到达站会地点;
2. 站会开始前开发人员通过移动故事和任务更新看板;
3. 开发团队提出来的问题要有记录,并且有责任人和解决时间;
4. 每天都会将暂时即时燃尽图,让大家对于团队现在距离迭代目标还有多远有一个直观的了解;
5. 每个人按照三句话“我昨天完成了什么,我今天要完成什么,有什么问题“来帮助开发人员进行有效沟通。
阿甲:“让我们先做这些吧,过多的改进往往会给团队无所适从的感觉。”
K:“OK,我觉得会很有帮助的”。

一周之后,阿甲又一次和团队还有K聚到了一起,
阿甲:“Hi,大家对我们现在的站会感觉如何呢?“
K:“至少从我的角度,感觉棒极了。我们每天能清楚的知道进展,有哪些问题需要解决,也知道我们离迭代的计划目标还有多远,从而我们可以适当地调整迭代的开发目标。“
开发团队:“是的,我们在站会上提出的问题都能够得到及时的解决,减少了很多等待和浪费的时间,而且感觉团队之间的凝聚力也比以前好多了“
业务方:“通过每天的站会,我感觉对团队的信心越来越足,并且我也能够及时的验收已经完成的用户故事。“
阿甲:“看起来,大家对于新的站会模式都感到更满意了,那么让我们保持下去看看,或许我们能从中获取更多的收获呢。“

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